Regulamin uczestnictwa w wydarzeniach Nocturnegather

1. Wstęp

Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa i korzystania z usług organizacji wydarzeń oferowanych przez PHU PRO-FI IZABELA GNACEK-KUBIAK, Żeromskiego 13A, 78-630 Człopa, Polska (dalej: „Organizator”). Celem regulaminu jest zapewnienie jasnych i przejrzystych zasad współpracy, jak również zadbanie o komfort, bezpieczeństwo i spójny charakter wszystkich organizowanych spotkań.

Przed skorzystaniem z naszych usług prosimy o dokładne zapoznanie się z niniejszym regulaminem. Uczestnictwo w wydarzeniu, zawarcie umowy, dokonanie rezerwacji terminu lub akceptacja ustaleń podczas konsultacji oznacza akceptację wszystkich postanowień regulaminu.

2. Definicje

Dla potrzeb niniejszego regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

• Organizator – PHU PRO-FI IZABELA GNACEK-KUBIAK, Żeromskiego 13A, 78-630 Człopa, Polska – podmiot odpowiedzialny za przygotowanie, koordynację i prowadzenie wydarzeń opisanych w regulaminie.
• Uczestnik – każda pełnoletnia osoba fizyczna biorąca udział w wydarzeniu organizowanym przez Organizatora, w tym goście zaproszeni przez Klienta, którzy zaakceptowali zasady określone w regulaminie.
• Klient – osoba fizyczna, prawna lub inny podmiot, który zamawia u Organizatora organizację wydarzenia (np. osoba prywatna, firma, agencja), a także ustala z Organizatorem szczegółowy przebieg spotkania.
• Wydarzenie – każde spotkanie, wieczór, przyjęcie, integracja firmowa, wieczór tematyczny, kreatywne spotkanie towarzyskie lub inna forma wydarzenia offline organizowana przez Organizatora w uzgodnionym miejscu i terminie.
• Usługa eventowa – kompleksowa usługa polegająca na zaplanowaniu, koordynowaniu i przeprowadzeniu Wydarzenia, obejmująca m.in. koncepcję, scenariusz, stylizację, prowadzenie przy stołach, elementy symboliczne inspirowane grą w karty, opiekę gospodarzy oraz inne uzgodnione aktywności o charakterze rekreacyjno‑towarzyskim.

3. Zakres usług

Organizator prowadzi wyłącznie działalność związaną z organizacją wydarzeń offline. Oferowane Usługi eventowe obejmują w szczególności:

• eleganckie wieczory tematyczne inspirowane kulturą spotkań przy stołach, symboliką kart, żetonów i dekoracyjnych akcesoriów,
• spotkania towarzyskie oraz wieczory dla grup znajomych, które sprzyjają rozmowie, współpracy i lekkiej rywalizacji w formie zabaw symbolicznych,
• prywatne imprezy okolicznościowe, takie jak urodziny, rocznice, kameralne przyjęcia oraz inne ważne momenty świętowane w gronie bliskich,
• integracje firmowe i wieczory dla zespołów nastawione na budowanie relacji, komunikację i kreatywne spędzanie czasu,
• prowadzone przy stołach aktywności rozrywkowe, w tym zabawy inspirowane pokerem i światem kart, zawsze w formie symbolicznej i bez jakichkolwiek prawdziwych stawek finansowych.

Usługi eventowe nie obejmują żadnych elementów o charakterze finansowym, w szczególności nie przewiduje się jakichkolwiek wygranych pieniężnych, wypłat, nagród materialnych uzależnionych od wyniku zabaw ani innych rozliczeń między Uczestnikami. Cały przebieg Wydarzeń ma charakter rekreacyjno‑towarzyski.

4. Warunki uczestnictwa

1. W Wydarzeniach organizowanych przez Nocturnegather mogą uczestniczyć wyłącznie osoby, które w dniu Wydarzenia ukończyły 18 lat.

2. Warunkiem dopuszczenia do udziału w Wydarzeniu jest:

• akceptacja niniejszego regulaminu przez Klienta na etapie rezerwacji terminu lub zawierania umowy,
• przekazanie treści regulaminu Uczestnikom przez Klienta lub udostępnienie go Uczestnikom przez Organizatora przed rozpoczęciem Wydarzenia,
• akceptacja kluczowych zasad przez Uczestników, w szczególności informacji o wyłącznie rozrywkowym, rekreacyjnym charakterze spotkania i braku jakichkolwiek realnych stawek finansowych.

3. Organizator ma prawo odmówić udziału w Wydarzeniu osobom, które:

• nie spełniają kryterium pełnoletności,
• znajdują się w stanie uniemożliwiającym bezpieczne i kulturalne uczestnictwo (np. silne użycie alkoholu lub innych środków odurzających),
• nie akceptują zasad opisanych w niniejszym regulaminie.

5. Rezerwacja i płatności

1. Rezerwacji terminu Wydarzenia dokonuje się poprzez kontakt z Organizatorem (np. podczas konsultacji opisanej na stronie Kontakt lub w ramach innych uzgodnionych kanałów komunikacji) oraz potwierdzenie zakresu Usługi eventowej.

2. Szczegółowe zasady dotyczące:

• procedury rezerwacyjnej,
• wysokości i terminów płatności,
• potwierdzenia uczestnictwa,
• zasad dokonywania zmian w rezerwacji,
• warunków anulacji Wydarzenia lub zmiany terminu

ustalane są indywidualnie z Klientem i mogą zostać doprecyzowane w korespondencji lub w umowie zawieranej z Organizatorem.

3. Potwierdzenie rezerwacji następuje po spełnieniu warunków określonych przez Organizatora (np. po wpłynięciu odpowiedniej części wynagrodzenia lub pisemnym potwierdzeniu zamówienia). Brak terminowego dopełnienia uzgodnionych formalności może skutkować anulowaniem rezerwacji.

6. Bezpieczeństwo i odpowiedzialność

1. Organizator dokłada wszelkich starań, aby każde Wydarzenie przebiegało w bezpiecznej, przyjaznej i komfortowej atmosferze. Obejmuje to m.in. przeszkolenie gospodarzy wieczoru, czytelną komunikację zasad zabaw przy stołach oraz dbałość o ergonomię aranżacji.

2. Uczestnicy zobowiązani są do:

• stosowania się do instrukcji prowadzących oraz gospodarzy stołów,
• przestrzegania zasad porządku i bezpieczeństwa obowiązujących w danym miejscu Wydarzenia (np. lokalu, przestrzeni prywatnej, przestrzeni firmowej),
• korzystania z przygotowanych rekwizytów i elementów scenografii w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z niestosowania się przez Uczestników do przekazanych zasad, w szczególności za szkody wyrządzone z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Uczestników.

4. W przypadku zaobserwowania zachowań zagrażających bezpieczeństwu, komfortowi lub dobremu samopoczuciu pozostałych Uczestników, Organizator może podjąć decyzję o czasowym odsunięciu danej osoby od aktywności przy stole lub o jej wykluczeniu z dalszego udziału w Wydarzeniu.

7. Atmosfera wydarzenia

1. Nocturnegather przywiązuje szczególną wagę do eleganckiej, jasnej i pełnej wdzięku oprawy Wydarzeń. Obejmuje to w szczególności:

• stylowe aranżacje stołów z wykorzystaniem wysokiej jakości tekstyliów, zastawy i dekoracji,
• spójną koncepcję kolorystyczną, inspirowaną motywami przewodnimi wieczoru,
• dbałość o detale, takie jak karty z zasadami zabaw, personalizowane oznaczenia miejsc czy symboliczne żetony i karty.

2. Podczas Wydarzeń obecni są sympatyczni gospodarze i prowadzący, którzy:

• wprowadzają Uczestników w klimat spotkania,
• w prosty i spokojny sposób wyjaśniają zasady poszczególnych aktywności,
• dbają o równowagę między towarzyskim charakterem spotkania a strukturą prowadzonych zabaw.

3. Uczestnicy biorą udział w Wydarzeniach wyłącznie w celach rekreacyjnych. Wszystkie rozgrywki, aktywności inspirowane pokerem lub innymi grami stołowymi mają wyłącznie charakter symboliczny i służą budowaniu relacji, wymianie wrażeń oraz tworzeniu wspólnych wspomnień. Nie występują w nich żadne realne stawki, rozliczenia finansowe czy elementy o charakterze hazardowym.

8. Zasady zachowania podczas wydarzenia

1. Każde Wydarzenie opiera się na wzajemnym szacunku, kulturze osobistej oraz trosce o miłą, inkluzywną atmosferę. Od Uczestników oczekuje się postawy, która wspiera komfort wszystkich obecnych.

2. W szczególności zabronione są:

• zachowania agresywne, wulgarne lub w inny sposób naruszające godność innych osób,
• komentarze dyskryminujące (m.in. ze względu na płeć, wiek, pochodzenie, orientację, przekonania),
• celowe zakłócanie przebiegu zabaw przy stołach lub ignorowanie instrukcji prowadzących.

3. Działania niezgodne z duchem Wydarzenia, w szczególności takie, które:

• psują atmosferę spotkania,
• sprawiają, że inni Uczestnicy czują się niekomfortowo,
• wprowadzają elementy ryzyka lub chaosu sprzeczne z ustalonym scenariuszem

mogą skutkować upomnieniem, a w skrajnych przypadkach – wykluczeniem danej osoby z dalszego udziału w imprezie bez prawa do rekompensaty.

9. Prywatność i ochrona danych osobowych

1. Organizator przetwarza dane osobowe Uczestników oraz Klientów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

2. Szczegółowe informacje dotyczące:

• zakresu przetwarzanych danych,
• celów i podstaw prawnych przetwarzania,
• okresu przechowywania danych,
• przysługujących praw (m.in. prawa dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu),
• zasad przekazywania danych podmiotom współpracującym

zawarte są w odrębnym dokumencie Polityka prywatności, stanowiącym integralne uzupełnienie niniejszego regulaminu.

3. Organizator przywiązuje dużą wagę do dyskrecji i komfortu Uczestników. Ewentualne wykorzystanie materiałów zdjęciowych lub wideo z Wydarzenia w celach portfolio lub promocyjnych wymaga uzyskania odrębnej, wyraźnej zgody osób widocznych na ujęciach.

10. Uczestnictwo osób trzecich

1. Możliwość przyprowadzenia dodatkowych gości na Wydarzenie wymaga każdorazowo wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem, z uwagi na konieczność dopasowania scenariusza, aranżacji stołów oraz liczby prowadzących.

2. Dodanie nowych Uczestników jest możliwe wyłącznie przy zachowaniu:

• obowiązującego limitu miejsc określonego dla danego Wydarzenia,
• wymogu pełnoletności wszystkich Uczestników,
• akceptacji niniejszego regulaminu przez osoby dołączające.

3. Klient zobowiązany jest poinformować osoby trzecie o kluczowych zasadach uczestnictwa, w tym o w pełni rozrywkowym charakterze spotkania oraz o braku jakichkolwiek realnych stawek finansowych lub nagród uzależnionych od wyników zabaw.

11. Reklamacje i uwagi

1. Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą przebiegu Wydarzenia lub jakości wykonanych Usług eventowych, jeżeli uzna, że nie zostały one zrealizowane zgodnie z ustaleniami.

2. Reklamacje należy składać w formie umożliwiającej zapoznanie się z ich treścią (np. mailowo), opisując możliwie precyzyjnie:

• datę i miejsce Wydarzenia,
• zakres zamówionej Usługi eventowej,
• rodzaj i okoliczności zgłaszanego zastrzeżenia,
• oczekiwany przez Klienta sposób rozwiązania sprawy.

3. Organizator rozpatruje reklamację w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę charakter zgłoszenia, złożoność wydarzenia oraz konieczność zebrania dodatkowych informacji (np. od prowadzących lub obsługi technicznej). O odpowiedzi Klient zostaje poinformowany tą samą drogą, którą zgłoszono reklamację, chyba że Strony ustalą inaczej.

4. Niezależnie od formalnej procedury reklamacyjnej, Organizator zachęca do dzielenia się opiniami i uwagami dotyczącymi Wydarzeń – można je przekazać m.in. za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt.

12. Postanowienia końcowe i klauzula rozrywkowa

1. Wszystkie Wydarzenia organizowane przez Nocturnegather mają charakter rekreacyjno‑towarzyski. Oznacza to, że ich głównym celem jest budowanie relacji, wspólne spędzanie czasu, dzielenie się emocjami i doświadczeniami oraz tworzenie eleganckiej, bezpiecznej przestrzeni do rozmów i zabawy.

2. Organizator nie przewiduje jakichkolwiek finansowych nagród, realnych stawek czy rozliczeń między Uczestnikami. Symboliczne żetony, karty, punkty lub inne elementy wykorzystywane podczas aktywności przy stołach służą wyłącznie jako dekoracyjna, narracyjna lub organizacyjna część scenariusza Wydarzenia.

3. Organizowane wydarzenia nigdy nie mają cech hazardu, nie wiążą się z ryzykiem finansowym i nie stanowią oferty udziału w jakiejkolwiek formie gry o realną wartość pieniężną lub rzeczową.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

5. Regulamin może być okresowo aktualizowany w celu odzwierciedlenia zmian w sposobie organizacji Wydarzeń lub dostosowania do nowych przepisów. Aktualna wersja regulaminu jest każdorazowo publikowana na stronie internetowej Organizatora pod adresem Regulamin.